Prazo de guarda de documentos de SST: quanto tempo é necessário deixar arquivado

O prazo de guarda de documentos de SST é daqueles assuntos que ninguém lembra até o dia em que aparece uma ação trabalhista, uma fiscalização ou um pedido de aposentadoria especial. Aí vem a pergunta: cadê o ASO daquele funcionário que saiu há oito anos? Se a resposta for “não sei” ou “jogamos fora”, a empresa acabou de perder a principal prova que tinha a seu favor.

A regra geral é mais longa do que a maioria imagina: 20 anos. Mas ela não vale do mesmo jeito para todos os documentos, e é aí que muita empresa se confunde. Vamos separar o que é o quê, de forma direta.

Prazo de guarda de documentos de SST: a regra dos 20 anos

Os documentos de saúde e segurança do trabalho seguem prazos próprios, bem diferentes dos documentos trabalhistas comuns (holerites, contrato, ficha de registro), que seguem a prescrição trabalhista de 5 anos prevista na Constituição.

Em SST, a lógica é outra, e o prazo-base é de 20 anos:

• ASO e prontuário médico (PCMSO): a NR-7 manda manter os registros, incluindo os dados dos exames e o ASO, por no mínimo 20 anos após o desligamento do trabalhador (item 7.6.1.1).
• Histórico do inventário de riscos (PGR): a NR-1 exige guarda de no mínimo 20 anos para o histórico das atualizações do inventário de riscos (item 1.5.7.3.3.1).
• PPP e comprovante de entrega ao trabalhador: a Instrução Normativa PRES/INSS nº 128/2022 determina que o Perfil Profissiográfico Previdenciário e a prova de que ele foi entregue fiquem na empresa por 20 anos (art. 284, § 9º).
• LTCAT: como é o laudo que sustenta as informações do PPP, decisões da Justiça do Trabalho tratam sua guarda com o mesmo prazo de 20 anos.

Repare numa pegadinha: no caso do ASO e do prontuário, os 20 anos começam a contar do desligamento, não da data do exame. Um ASO admissional feito hoje, de um funcionário que fique 15 anos na empresa, precisa ser guardado por mais 20 depois que ele sair. São 35 anos de arquivo.

Tabela rápida: o que guardar e por quanto tempo

Documento	Prazo mínimo	Base
ASO (todos os tipos) e prontuário do PCMSO	20 anos após o desligamento	NR-7
Histórico do inventário de riscos do PGR	20 anos	NR-1
PPP e comprovante de entrega	20 anos	IN PRES/INSS 128/2022
LTCAT	20 anos (prática consolidada)	IN INSS e jurisprudência
Documentos do processo eleitoral da CIPA	5 anos	NR-5
Documentos trabalhistas comuns	5 anos, com margem de segurança até 2 anos após o desligamento	Constituição Federal, art. 7º, XXIX

Vale imprimir essa tabela e deixar com o RH. Ela evita o erro mais comum, que é tratar tudo como “documento trabalhista” e descartar junto com o resto depois de 5 anos.

Por que o prazo de guarda de documentos de SST é tão longo?

Existe uma razão médica por trás disso, e não só burocrática. Doenças ocupacionais, como perda auditiva, problemas respiratórios e doenças ligadas a agentes químicos, podem levar anos, às vezes décadas, para aparecer depois da exposição. Quando o trabalhador adoece ou pede aposentadoria especial lá na frente, os documentos de SST são a única prova do que acontecia no ambiente de trabalho e do que a empresa fez para proteger aquela pessoa.

Do ponto de vista da empresa, esse arquivo funciona como um seguro. Um ASO bem arquivado, com os riscos da função descritos, mostra que a empresa acompanhou a saúde do trabalhador. Sem ele, a empresa fica sem como se defender e a versão do outro lado passa a ser a única na mesa.

Quando o prazo de guarda é ainda maior

Os 20 anos são o mínimo. Alguns anexos da NR-7 estendem esse período para trabalhadores expostos a agentes específicos. Segundo materiais técnicos que analisam o Anexo V da norma, para exposição a substâncias químicas cancerígenas o prazo chega a 40 anos após o desligamento, e para radiação ionizante a guarda vai até o trabalhador completar 75 anos, respeitado o mínimo de 30 anos após o desligamento.

Se a sua empresa lida com agentes dessa natureza, não confie só na regra geral. Confirme com o médico coordenador do PCMSO qual anexo se aplica e qual prazo vale para cada grupo de trabalhadores.

O que acontece se a empresa descartar antes da hora?

Na prática, três problemas aparecem:

1. Ações trabalhistas sem defesa. Em processo por doença ocupacional, a empresa que não consegue apresentar ASO, prontuário e PGR perde a base de sua defesa.
2. Aposentadoria especial do ex-funcionário. O PPP depende do LTCAT e do histórico de riscos. Se o documento sumiu, o trabalhador não consegue comprovar o tempo especial, e a empresa pode ter que responder por isso.
3. Fiscalização. O auditor-fiscal pode pedir os registros do PCMSO e do PGR. Documento que deveria existir e não existe vira apontamento.

Existe, porém, o outro lado da moeda: a Justiça do Trabalho já reconheceu em várias decisões que, passados os 20 anos, a empresa não é mais obrigada a manter nem apresentar esses documentos. Ou seja, guardar é obrigação, mas guardar para sempre não é, e ter uma rotina de descarte controlado também faz parte de uma boa gestão.

Arquivo físico ou digital?

Pode ser os dois, e cada vez mais empresas migram para o digital. Para prontuários médicos em meio eletrônico, vale seguir as regras do Conselho Federal de Medicina. Já a troca do médico coordenador do PCMSO exige que os prontuários sejam transferidos ao sucessor, então a guarda não pode ficar “na cabeça” de uma pessoa só.

Dois cuidados que fazem diferença:

• Segurança dos dados. Exames e prontuários são dados de saúde, categoria sensível na LGPD. O acesso precisa ser restrito e controlado.
• Integração com o eSocial. O envio dos eventos de SST, como o S-2220 de monitoramento da saúde do trabalhador, não substitui a guarda do documento original. Os dois processos andam juntos.

6 dicas práticas para organizar o arquivo de SST

1. Crie uma tabela de temporalidade. Liste cada documento, o prazo e a data em que pode ser descartado. Sem isso, o descarte vira achismo.
2. Separe SST do dossiê trabalhista. ASO e prontuário não podem ir para a caixa de 5 anos junto com holerites.
3. Conte o prazo a partir do desligamento. Registre a data de saída no arquivo do ASO para facilitar o cálculo.
4. Faça backup do que for digital. Um servidor que pifa em 2030 não pode levar embora um prontuário que precisa existir até 2045.
5. Dê um responsável ao arquivo. Pode ser o RH ou o SESMT, mas alguém precisa ser o dono do processo.
6. Revise o arquivo uma vez por ano. Descarte só o que já passou do prazo, e registre o que foi descartado.

Como a Alphamed ajuda sua empresa a manter tudo em ordem

Com mais de 20 anos de atuação na região do ABC Paulista, a Alphamed trabalha lado a lado com empresas como Masipack, Nivalmix e Paulicon na gestão de saúde e segurança do trabalho. O trabalho começa antes do arquivo: exames clínicos e complementares feitos num único local, PCMSO e PGR estruturados, LTCAT atualizado e integração com o eSocial SST.

Documento bem produzido é metade do caminho. A outra metade é saber o que guardar, por quanto tempo e como achar quando precisar. Se a sua empresa ainda tem dúvida sobre o que pode ser descartado e o que não pode, vale uma conversa com a equipe técnica, que fica na Rua Campos Sales, 517, Centro, Santo André.

Fale com a equipe da Alphamed pelo (11) 4509-4770 e organize o arquivo de SST da sua empresa com segurança, antes que alguém peça um documento que você não tem mais.